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Según las resoluciones 042 de 2020 y 085 de 2022, no es necesario ni suficiente la aceptación o rechazo de facturas electrónicas desde el correo electrónico enviado por el Emisor al adquirente, esto se deduce de la resolución 042 en su numeral 10 incluido en el anexo técnico versión 1.8 (vigente actualmente): 

 

 

De manera muy clara y contundente se especifican las características que debe cumplir dicho correo electrónico generado por el EMISOR de la factura electrónica. El único propósito de este correo es pode recibir el ACUSE DE RECIBO y LA ACEPTACIÓN EXPRESA que deben ser emitidos desde el sistema del ADQUIRENTE (Software propio, proveedor tecnológico o software gratuito de la Dian),

Según reza en la resolución 085 de 2022 en su articulo No. 34, tanto el ACUSE DE RECIBO como la LA ACEPTACIÓN EXPRESA son documentos electrónicos que deben ser construidos y firmados electrónicamente por el ADQUIRIENTE, por lo tanto, EL EMISOR no puede proveer por sus propios medios mecanismos que puedan generar por sí mismo estos documentos.

Es responsabilidad entonces del ADQUIRIENTE:

  1. Generar: Generar en su propio sistema los documentos electrónicos en formato UBL 2.1 y según el anexo técnico incluido en la resolución 085 de 2022.
  2. Transmitir: Realizar el envío de dichos documentos a la Dian.
  3. Entregar: Copia de estos documentos al correo electrónico del EMISOR de la factura electrónica.

Como se explica en la Matriz Sujeto Evento incluida dentro de la caja de herramientas RADIAN generada por la Dian y puesta a disposición de todos los actores del proceso de Facturación electrónica.

 

NOTA 1: Solo cuando el ADQUIRIENTE cumpla con la obligación de generar tanto el acuse de recibo como la aceptación EXPRESA de la factura generada por el EMISOR, se puede considerar el costo o gasto deducible para su declaración de renta.

NOTA 2: Conceptos avalados por medio de consulta telefónica realizado al departamento jurídico de la Dian.

 

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Tags: Etiquetas Facturación electrónica

La norma general de facturación electrónica exige que se le indique a los servicios de facturación electrónica de la Dian:

  1. El tipo de impuesto del cual es responsable el adquiriente (Obligatorio)
  2. El tipo de responsabilidad (Obligatorio)
  3. La actividad económica (opcional)
  4. El régimen fiscal. (Obligatorio)

A Junio de 2020 todos los campos obligatorios están relacionados al iva. Por lo tanto un adquiriente responsable de IVA (Anteriormente Régimen común) debería quedar etiquetado de la siguiente forma:

 

Un adquiriente no responsable de iva debería quedar etiquetado de la siguiente forma :

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Acá te explicamos como configurar el sistema para facturación electrónica FACE , si aun no has preparado tu servidor te recomendamos este artículo ver preparando el servidor. 

Requisito: Haber configurado el set de pruebas en el sitio web de la Dian.

Configurar los parámetros de Empresa, usualmente se hace solo la una vez, salvo cuando se deba reemplazar la firma digital por una nueva.  Solo se deben diligenciar los campos resaltados en verde (ver imágenes mas abajo en este artículo), los demás campos son para uso interno del sistema  (Como acceder a parametros FACE) : 

  1. Ruta física en el servidor del drive de almacenamiento: Durante la preparación del servidor se debió configurar un drive (ver preparando el servidor) 
  2. Nombre del software registrado ante la Dian: Este datos lo obtienes del sitio de la dian durante el proceso de habilitacion como "Facturador a Nombre Propio", como recomendación lo puedes nombrar as: ParadigmaN_TuNIT  reemplazando la palabra TuNIT por la identificación de tu empresa ej: ParadigmaN_99999999.
  3. Identificador del software  autorizado: Este código es asignado por la Dian durante el proceso de habilitación.
  4. Pin asignado al software al registrar ante la Dian: Este es un código numérico de 5 dígitos que tu puedes asignar durante el proceso de habilitación en el sitio webde la dian.
  5. Ruta del Certificado: La ruta exacta donde fué descargado (en tu servidor) la firma digital, se sugiere descargarla dentro de la carpeta del Drive en la nube.
  6. Id Del Set de Pruebas: Identificador del set de pruebas creado en el sitio web de la Dian.
  7. Valor de la UVT: Este valor es requerido para validaciones durante la creación de la factura electrónica.

 

Ajustar parametros de identificación y razon social:

  1. El tipo de identificación siempre debe ser NIT, no importa si eres persona natural, ya que al ser responsable de iva quedas inscrito en la Dian como nit.
  2. La razon social de la empresa debe coincidir con la del RUT. si necesitas incluir el nombre comercial 
  3. Para el nombre comercial, se abrió un nuevo campo.
  4. Direccion fiscal, requerida para la generación de documentos electrónicos.
  5. Ajustar los comentarios de la factura: Este es un campo de texto de máximo 700 caracteres, si usas Punto y Coma (;) le indicará al sistema que es un salto de línea. Generalmente acá se incluen las responsabilidades físcales ej: REGIMEN COMUN;NO PRACTICAR CREE

Para facilitar la generación de los documentos electrónicos, se introdujo la posibilidad de etiquetar algunos elementos dentro del sistema, para la configuración de la empresa estas son las etiquetas mínimas que vas a necesitar (ver video tutorial): 

 

Como eres responsable de iva debes asignar

IVA en FACE Tipos de impuestos,

Impuesto sobre las ventas - Iva  en FACE Tipo Responsabilidad 

Impuesto sobre las ventas - Iva  en FACE Regimen Fiscal

Pruebas en FACE Tipo Ambiente si aun no envías el set de pruebas, si ya lo enviaste y fué aprobado selecciona Produccion 

En FACE Tipo de Organización asigna Persona Natural o Juridica según sea tu empresa.

En FACE Actividades economicas debes asignar al menos la actividad principal de tu empresa. 

 

Etiquetar "TODOS" los impuestos que se usan en el proceso de ventas.

 

 

 

Para poder enviar las notificaciones de documentos emitidos a tus clientes necesitaras configurar un buzón de correo electrónico como se muestra a continuación 

Se recomienda que el buzón de correo sea con tu propio dominio ej: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., sería el correo de envío de documentos electrónicos par Paradigma N, también puedes usar correos de otros dominios como (hotmail, gmail, outlook, yahoo etc), pero estos son considerados poco confiables, debido a que diariamente recibimos decenas de correo SPAM provenientes de personas malintencionadas. 

 Sin importar cual de las dos opciones tomes, deberás conseguir con tu proveedor de hosting o el administrador de tu dominio los siguientes datos 

  • Servior SMTP
  • Puerto de Envío 
  • Habilitar SSL para el envío

En el caso de buzones de gmail, deberás seguir un paso adicional para que los servidores de Gmail permitan el envío de correos apropiadamente. Para esto deberás seguir las instrucciones en "Acceso de aplicaciones poco seguras" y en ocasiones es probable que tambien debas Permitir el acceso a tu cuenta de Google (Remove captcha).

Una vez tengas los datos necesarios y si tu buzón es de gmail haber habilitado el envio de correos apropiadamente debrás seguir estos dos pasos

  1. Realizar una prueba de envío de correo desde nuestro sistema administrativo (Tutorial prueba de envío de correo).
  2. Configurar correo electrónico para el servicio de notificaciones en nuestro sistema administrativo (Tutorial configurar buzón de correo)

 

Para habilitarte como facturador electrónico, debes cumplir con el requisito de envio del set de pruebas.

El set de pruebas consta de un numero de docucumentos (facturas, notas débito y notas crédito) que deben ser enviados previamente a la Dian, para ser validados.

La Dian estipula tambien la cantidad de documents mínima recibida satisfactoriamente, para proceder a habilitarte como facturador electrónico.

Habitualmente el set de pruebas está conformado por 50 documentos en total,

  • 30 son facturas.
  • 10 notas crédito.
  • 10 notas débito. 

Para que el set de pruebas sea exitoso, La Dian debe recibir satisfactoriamente:

  • 8 Facturas 
  • 1 Nota Crédito 
  • 1 Nota Débito

Información del set de pruebas obtenida en el portal web Dian

  Información del set de pruebas obtenida en el portal web Dian 

 El proceso de envio y validación es un proceso totalmente automático, una vez superada esta etapa solo debes cambiar la etiqueta "FACE Tipo Ambiente" de la empresa de pruebas a producción (Asignar etiquetas de empresa).

(Tutorial preparación set de pruebas)

Enviar el set de pruebas

PAra activar el módulo de facturación electrónica

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El proceso de facturación electrónica requiere configurar al tercero con las características y responsabilidades inscritas en la DIAN y consignadas en el RUT, por lo tanto se recomienda siempre tener copia actualizada del RUT del cliente.

Estos son los aspestos a tener en cuenta: 

  1. Tipo de indetificación, Toda persona responsable de iva se debe marcar con "Nit -Rut" aun cuando su identificación sea cédula. 
  2. Nombre Dirección y teléfono deben corresponder a los consignados en el RUT.
  3. En esta primera fase solo se pueden elaborar facturas a Crédito  por lo tanto el tercero en la configuración de cliente debe tener un concepto de transacción a crédito

 

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Requisitos: 

Sistema Operativo:  Windows 10 (1903 minimo) ó Windows 2012R2 server mínimo

Sql server: 2008R2 mínimo, recomendado Sql Server 2017

Tener instalado y funcionando una licencia del sistema administrativo de Paradigma N.

Pasos: 

  1. Instalar Onedrive, Google drive, Dropbox o cualquier otro drive en la nube, este se usará para guardar copia de todos los documentos y las repuestas recibidas de la Dian, si ya tienes cuenta de correo de hotmail, outlook o gmail, puedes usarlas. Es muy importante en caso de daños del equipo, secuestro del mismo (Ramsomware) o cualquier otro inconveniente.   Usualmente estos drive en la nube tienen versiones gratuitas de 15gb en el caso de OneDrive o GoogleDrive, que son suficientes para este propósito, también es importante que si tienes una cuenta de office 365, ya tienes un terabyte de almacenamiento disponbile en onedrive.
  2. Sincronizar servidor con hora legal colombiana (instrucciones acá) (Descargar programa para sincronizar). Fuente Instituto nacional de metrologia INM,  La Dian estipula como requisito para  la adecuada recepción y validación de los documentos, tener sincronizada la hora del servidor con la hora legal colombiana (Anexo técnico 1.8). Url sincronizar tiempo INM: horalegal.inm.gov.co
  4. Instalar servicios locales de Paradigma N (Descargar) Este paso requiere de activación en nuestro sitio web por parte de uno de nuestros representantes. 
  5. Crear Cuenta de usuario con permisos de administrador y protegido con contraseña, recomendado usar como nombre ParadigmaN 
  6. Activar o instalar  Internet Information Services (IIS)
  7. Instalar el módulo de asp.net para IIS. (Tutorial) A partir de enero 2022 ya no está disponible El instalador web de Microsoft, por lo que puedes usar el comando (recuerda abrir la línea de comandos (también conocido como símbolo del sistema) como administrador)   
    dism /online /enable-feature /featurename:IIS-ASPNET45 /all
  8. Crear Sitio Web en IIS con los siguientes parámetros (recomendado)
    • Nombre del sitio: ParadigmaNAppServices
    • Ruta de acceso física  C:\Program Files (x86)\ParadigmaN\AppServices
    • Conectar como: El usuario creado en el paso 4
    • PUERTO: Asignar puerto por defecto 7071,  si interfiere con otros puertos puedes agregar 7072 e ir incrementando de ser necesario. No se debe usar el puerto 80, ya que puede generar conflicto con otros servicios instalados en el servidor.
    • Asignar Identidad (LocalSystem) al grupo de aplicaciones del sitio recién creado, necesario para el proceso de firmado electrónico de documentos 
  9. Crear Directorio temporal para el sitio web recién creado y asignar permisos
  10. C:\Windows\System32\config\systemprofile\AppData\Roaming\ParadigmaN
  12. Los formatos generados desde IIS van a imprimir con la referencia cultural internacional, se debe ajustar para que cumpla con la referencia de Colombia
    1.   
    4. Se deben actualizar ambos campos con la referencia cultural indicada
    5.  

 

Con esto queda configurado y disponible el servidor.

 

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