Facturación Electrónica (FACE)

Índice del artículo

Acá te explicamos como configurar el sistema para facturación electrónica FACE , si aun no has preparado tu servidor te recomendamos este artículo ver preparando el servidor

Requisito: Haber configurado el set de pruebas en el sitio web de la Dian.


Configurar los parámetros de Empresa, usualmente se hace solo la una vez, salvo cuando se deba reemplazar la firma digital por una nueva.  Solo se deben diligenciar los campos resaltados en verde (ver imágenes mas abajo en este artículo), los demás campos son para uso interno del sistema  (Como acceder a parametros FACE) : 

  1. Ruta física en el servidor del drive de almacenamiento: Durante la preparación del servidor se debió configurar un drive (ver preparando el servidor) 
  2. Nombre del software registrado ante la Dian: Este datos lo obtienes del sitio de la dian durante el proceso de habilitacion como "Facturador a Nombre Propio", como recomendación lo puedes nombrar as: ParadigmaN_TuNIT  reemplazando la palabra TuNIT por la identificación de tu empresa ej: ParadigmaN_99999999.
  3. Identificador del software  autorizado: Este código es asignado por la Dian durante el proceso de habilitación.
  4. Pin asignado al software al registrar ante la Dian: Este es un código numérico de 5 dígitos que tu puedes asignar durante el proceso de habilitación en el sitio webde la dian.
  5. Ruta del Certificado: La ruta exacta donde fué descargado (en tu servidor) la firma digital, se sugiere descargarla dentro de la carpeta del Drive en la nube.
  6. Id Del Set de Pruebas: Identificador del set de pruebas creado en el sitio web de la Dian.
  7. Valor de la UVT: Este valor es requerido para validaciones durante la creación de la factura electrónica.

 


Ajustar parametros de identificación y razon social:

  1. El tipo de identificación siempre debe ser NIT, no importa si eres persona natural, ya que al ser responsable de iva quedas inscrito en la Dian como nit.
  2. La razon social de la empresa debe coincidir con la del RUT. si necesitas incluir el nombre comercial 
  3. Para el nombre comercial, se abrió un nuevo campo.
  4. Direccion fiscal, requerida para la generación de documentos electrónicos.
  5. Ajustar los comentarios de la factura: Este es un campo de texto de máximo 700 caracteres, si usas Punto y Coma (;) le indicará al sistema que es un salto de línea. Generalmente acá se incluen las responsabilidades físcales ej: REGIMEN COMUN;NO PRACTICAR CREE

Para facilitar la generación de los documentos electrónicos, se introdujo la posibilidad de etiquetar algunos elementos dentro del sistema, para la configuración de la empresa estas son las etiquetas mínimas que vas a necesitar (ver video tutorial)

 

Como eres responsable de iva debes asignar

IVA en FACE Tipos de impuestos,

Impuesto sobre las ventas - Iva  en FACE Tipo Responsabilidad 

Impuesto sobre las ventas - Iva  en FACE Regimen Fiscal

Pruebas en FACE Tipo Ambiente si aun no envías el set de pruebas, si ya lo enviaste y fué aprobado selecciona Produccion 

En FACE Tipo de Organización asigna Persona Natural o Juridica según sea tu empresa.

En FACE Actividades economicas debes asignar al menos la actividad principal de tu empresa. 

 


Etiquetar "TODOS" los impuestos que se usan en el proceso de ventas.

 

 

 


Para poder enviar las notificaciones de documentos emitidos a tus clientes necesitaras configurar un buzón de correo electrónico como se muestra a continuación 

Se recomienda que el buzón de correo sea con tu propio dominio ej: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., sería el correo de envío de documentos electrónicos par Paradigma N, también puedes usar correos de otros dominios como (hotmail, gmail, outlook, yahoo etc), pero estos son considerados poco confiables, debido a que diariamente recibimos decenas de correo SPAM provenientes de personas malintencionadas. 

 Sin importar cual de las dos opciones tomes, deberás conseguir con tu proveedor de hosting o el administrador de tu dominio los siguientes datos 

  • Servior SMTP
  • Puerto de Envío 
  • Habilitar SSL para el envío

En el caso de buzones de gmail, deberás seguir un paso adicional para que los servidores de Gmail permitan el envío de correos apropiadamente. Para esto deberás seguir las instrucciones en "Acceso de aplicaciones poco seguras" y en ocasiones es probable que tambien debas Permitir el acceso a tu cuenta de Google (Remove captcha).

Una vez tengas los datos necesarios y si tu buzón es de gmail haber habilitado el envio de correos apropiadamente debrás seguir estos dos pasos

  1. Realizar una prueba de envío de correo desde nuestro sistema administrativo (Tutorial prueba de envío de correo).
  2. Configurar correo electrónico para el servicio de notificaciones en nuestro sistema administrativo (Tutorial configurar buzón de correo)

 


Para habilitarte como facturador electrónico, debes cumplir con el requisito de envio del set de pruebas.

El set de pruebas consta de un numero de docucumentos (facturas, notas débito y notas crédito) que deben ser enviados previamente a la Dian, para ser validados.

La Dian estipula tambien la cantidad de documents mínima recibida satisfactoriamente, para proceder a habilitarte como facturador electrónico.

Habitualmente el set de pruebas está conformado por 50 documentos en total,

  • 30 son facturas.
  • 10 notas crédito.
  • 10 notas débito. 

Para que el set de pruebas sea exitoso, La Dian debe recibir satisfactoriamente:

  • 8 Facturas 
  • 1 Nota Crédito 
  • 1 Nota Débito

Información del set de pruebas obtenida en el portal web Dian

  Información del set de pruebas obtenida en el portal web Dian 

 El proceso de envio y validación es un proceso totalmente automático, una vez superada esta etapa solo debes cambiar la etiqueta "FACE Tipo Ambiente" de la empresa de pruebas a producción (Asignar etiquetas de empresa).

(Tutorial preparación set de pruebas)


Enviar el set de pruebas


PAra activar el módulo de facturación electrónica

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